In de Cockpit van modern recruitment

De arbeidsmarkt verandert razendsnel. Dat vraagt om een efficiënte en flexibele aanpak. Bij AB Midden Nederland investeren we daarom continu in verbetering van onze processen, met maar één doel: nóg sneller en beter de juiste mensen op de juiste plek krijgen. Onze nieuwste stap daarin is de implementatie van Cockpit, het ATS-systeem (Applicant Tracking System) van RecruitNow.

Hoe verliep de overgang naar Cockpit en wat merken onze klanten ervan? Ewelina Danielska legt het uit.

Waarom een nieuw systeem?

Het idee voor dit project ontstond toen Ewelina werkte aan een verbetertraject rond de samenwerking tussen onze Nederlandse kantoren en AB Job Service in Polen. Ze zag een terugkerend probleem: dubbel werk, inefficiëntie en communicatie die beter kon.  “Zowel in Nederland als in Polen deden we vaak hetzelfde werk twee keer. Er kwamen dubbele aanvragen binnen en het proces van vacature tot plaatsing kon veel slimmer”, vertelt ze. Met een scherp oog voor procesoptimalisatie begon Ewelina aan een uitgebreide zoektocht naar het best passende systeem. Synchronisatie, adoptietrainingen en de veelzijdige mogelijkheden van het systeem gaven uiteindelijk de doorslag om voor RecruitNow te kiezen.

Wat doet Cockpit precies?

Het nieuwe systeem is veel meer dan eenplatform voor recruiters. Cockpit is inmiddels het kloppend hart van ons wervingsproces. Van vacatureaanvraag tot plaatsing, van onboarding tot klantcontact: alles loopt nu via één centrale omgeving. Zo worden vacatureaanvragen direct gekoppeld aan zowel onze Nederlandse als Poolse website en automatisch doorgezet naar externe jobboards. Recruiters kunnen realtimezien welke kandidaten beschikbaar zijn, inclusief bestaande medewerkers die tijdelijk geen opdracht hebben. Door de koppelingen met Office, Plan4Flex en AFAS worden gegevens automatisch op de juiste plek geregistreerd, wat zorgt voor een soepele verwerking van contracten en administratie.

De communicatie met kandidaten verloopt volledig digitaal via het systeem, waardoor informatie overzichtelijk en toegankelijk blijft, ook wanneer een collega het werk tijdelijk overneemt. Dankzij slimme matching maakt Cockpit bovendien automatisch een eerste selectie van geschikte kandidaten bij een vacature, waardoor recruiters sneller en gerichter te werk kunnen gaan. Dat scheelt niet alleen tijd, maar verhoogt ook de kwaliteit van plaatsingen.

Wat merken klanten ervan?

Voor onze klanten betekent deze vernieuwing vooral snelheid, overzicht en kwaliteit. Het aantal plaatsingen is met meer dan 50% gestegen ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. Dit is een ongekende stijging. Vacatures worden sneller ingevuld en recruiters kunnen klanten sneller voorzien van professioneel opgemaakte cv’s met certificering en relevante gegevens van de kandidaat. Bovendien verloopt de communicatie vlotter en transparanter, wat zorgt voor vertrouwen en continuïteit.

Implementatie van CockpitX

Ook in de toekomst blijft Cockpit zich ontwikkelen. We staan aan de vooravond van de implementatie van CockpitX, een innovatieve uitbreiding met kunstmatige intelligentie. Deze slimme tool fungeert als een digitale recruiter, compleet met eigen avatar, stem en naam, die het eerste contact met kandidaten verzorgt. De AI verzamelt informatie, voert gesprekken, maakt transcripties en registreert automatisch de belangrijkste gegevens. Op basis daarvan wordt een professioneel profiel van de kandidaat opgesteld, inclusief een samenvatting van het gesprek. Dit ontlast onze recruiters, die zich daardoor beter kunnen
richten op de selectie en plaatsing. Extra handig is dat de AI ook gesprekken kan vertalen van en naar andere talen, wat de internationale samenwerking nog eenvoudiger maakt.

Een teaminspanning met impact

De implementatie van een nieuw systeem organisatiebreed was geen makkelijke opgave. “Verandering is
nooit eenvoudig, zeker niet als het iedereen raakt”, blikt Ewelina terug. “Ik ben dan ook dankbaar voor het  vertrouwen van onze algemeen directeur Gijs Kuilman, die mij hielp om collega’s op een constructieve manier mee te nemen in het proces.”

Kortom
Met de invoering van Cockpit werken we sneller, slimmer en transparanter. En dat merken onze klanten: vacatures worden sneller ingevuld, de communicatie verloopt soepeler en de kwaliteit van de match is hoger dan ooit. Een win-win voor iedereen.